IMPORTLATAM S.A.S, en desarrollo de su misión de “Proveer soluciones integrales de seguridad electrónica mediante la comercialización de equipos innovadores y de alta calidad, que garantizan la protección y tranquilidad de nuestros clientes. Nos comprometemos a ofrecer un servicio personalizado, eficiente y basado en las últimas tecnologías del mercado, con el objetivo de salvar tanto a personas como a bienes, a través de la excelencia en los productos que comercializamos”, realiza la recolección y tratamiento de datos personales de los clientes y proveedores, siempre atendiendo a su interés superior.
Ante la necesidad de asegurar una adecuada y eficiente gestión institucional, y en ejercicio de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, IMPORTLATAM tratará los datos personales de sus partes interesadas, informando de manera clara su finalidad y garantizando el ejercicio de los derechos del titular a través de canales de atención adecuados y procedimientos claros para que puedan ejercerlos.
Políticas específicas relacionadas con el tratamiento de datos personales:
- IMPORTLATAM realizará el tratamiento de datos personales en ejercicio propio de sus funciones legales y misionalidad, para el efecto no requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. Sin embargo, cuando no corresponda a sus funciones y misionalidad deberá obtener la autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, ya sea por medio de un documento físico, mensaje de aplicativos como SIM, WhatsApp, Chat, también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior verificación.
- IMPORTLATAM implementará el aviso de privacidad y los de responsabilidad demostrada en el momento de recolectar datos personales:
- La Sede Principal, Local del Centro Comercial Monterrey, deberán ubicar el aviso de “Privacidad” en un lugar visible.
- La Sede Principal, Local del Centro Comercial Monterrey en Medellín, deberán implementar el aviso de las “Cámaras de Seguridad”, en aquellos lugares donde se encuentre una de estas, el cual le permitirá al titular conocer que está siendo grabado y monitoreado por las cámaras de seguridad de IMPORTLATAM y le permitirá a la Empresa verificar el consentimiento de los titulares para el manejo de sus datos personales, por medio de sus conductas claras e inequívocas.
- La Sede Principal, Local del Centro Comercial Monterrey, deberán disponer de una copia de la Política de Tratamiento de Datos Personales en las áreas de atención a clientes, en caso de que el titular la desee consultar.
- El Dato Personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. IMPORTLATAM mantendrá la información bajo estas características, siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
- IMPORTLATAM no hará disponibles datos personales sensibles, privados y semiprivados para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se trate de información pública.
- IMPORTLATAM realizará todas las acciones tendientes a garantizar para la protección en el tratamiento de los datos personales, de los clientes y proveedores, asegurando la protección de sus derechos fundamentales.
- IMPORTLATAM no realizará transferencia de información relacionada con datos personales a países que no cuenten con los niveles adecuados de protección de datos, de acuerdo con los estándares establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- IMPORTLATAM, divulgará a sus colaboradores y terceros encargados del tratamiento de datos personales las obligaciones que tienen, en relación con el tratamiento de datos personales, mediante sensibilizaciones y acuerdos de confidencialidad y no divulgación de la información.
- IMPORTLATAM deberá garantizar que la información que reposa en sus bases de datos u otros activos de información sean veraces, completos, exactos, actualizables, comprobables y comprensibles.
- Los líderes de procesos de IMPORTLATAM reportarán las bases de datos y sus novedades, que contengan datos personales para ser registradas en el aplicativo de la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Todos los colaboradores de IMPORTLATAM reportarán los incidentes de seguridad de la información, los cuales puedan llegar a afectar la integridad o el tratamiento de los datos personales que reposan en los activos de información.
- IMPORTLATAM brindará a sus colaboradores sensibilizaciones sobre Protección de Datos Personales.
- Las políticas establecidas por IMPORTLATAM respecto al tratamiento de datos personales podrán ser modificadas en cualquier momento.
- Toda modificación se realizará de acuerdo con la normativa legal vigente y entrarán en vigencia, desde su publicación, a través de los mecanismos dispuestos por IMPORTLATAM para que los titulares la puedan consultar.
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PRINCIPIOS QUE RIGEN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para el desarrollo de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios contenidos en la Ley 1581 de 2012:
a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, y la Constitución.
En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Los principios y disposiciones contenidas en la presente política serán aplicables a los datos personales registrados en los Sistemas de Información de la Empresa o en otros medios que estén bajo la custodia de IMPORTLATAM y que los haga susceptibles de tratamiento efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación Colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.
La presente política debe ser aplicada por los colaboradores de IMPORTLATAM, así como por todos aquellos que actúen como encargados de datos personales cuyo responsable sea IMPORTLATAM.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
La recolección y tratamiento de los datos personales por parte de IMPORTLATAM es garantizar una correcta gestión comercial, operativa y administrativa, así como proporcionar un servicio personalizado y de calidad. Esto incluye la recopilación, almacenamiento y utilización de los datos para:
- Realizar cotizaciones, procesar pedidos y gestionar contratos de venta de equipos de seguridad electrónica.
- Capturar y actualizar los datos de los clientes, proveedores y empleados y demás información recolectada en cumplimiento de la misión institucional.
- Enviar información relevante sobre actualización.
- Gestionar la relación con los clientes y proveedores.
- Responder a las regulaciones del Gobierno en relación con la fuente de suministro e intercambio de información.
- Medir la calidad de la operación de los servicios que presta IMPORTLATAM.
- Medir la satisfacción de los clientes y proveedores, frente a la prestación del servicio.
- Promover el registro, uso adecuado, administración y veracidad de la información recolectada en los diferentes programas de atención.
- Cumplir con las normativas legales vigentes.
Colaboradores:
- Desarrollar los distintos procedimientos de Gestión del Talento Humano, tales como: planes y programas para el desarrollo de los colaboradores, provisión y vinculación de personal, nómina, minutas, pago de honorarios, certificaciones y seguridad social.
Proveedores:
- Conformar y mantener actualizado los datos.
- Gestionar el cumplimiento de las obligaciones financieras a cargo de IMPORTLATAM.
- Expedir Certificaciones a Proveedores
Seguridad en instalaciones:
- El Tratamiento se realizará para la vigilancia, control de acceso y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones del IMPORTLATAM.
TRATAMIENTO DATOS SENSIBLES
Para los propósitos de la presente política, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Dada la relevancia de alguna información para establecer focalizaciones, como puede ser la relacionada con nivel educativo, nivel socioeconómico, pertenencia a grupos étnicos o indígenas, estado nutricional, entre otros que pueden ser considerados datos sensibles, IMPORTLATAM garantizará que el tratamiento de esta información se realizará buscando establecer mecanismos que mejoren sus procesos de atención y en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015.
PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la Ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
- A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
- A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, el titular de los datos personales debe dar su autorización previa, expresa e informada para su tratamiento, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
No será necesaria la autorización para el tratamiento del titular de los datos personales en los siguientes casos:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
- Datos de naturaleza pública;
- Casos de urgencia médica o sanitaria;
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a IMPORTLATAM en su condición de encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a IMPORTLATAM salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, caso en el cual no sería necesaria.
DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR
Los titulares de la información cuentan con los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a IMPORTLATAM en su condición de encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a IMPORTLATAM salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, caso en el cual no sería necesaria.
- Ser informado por IMPORTLATAM, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Responsable de la atención, consultas y reclamos:
IMPORTLATAM en desarrollo de sus competencias misionales, recolecta información de distinto orden a través de todos sus canales de atención (escrito, presencial, telefónico y virtual), durante las 24 horas del día, los 7 días de la semana de lunes a domingo incluido los días festivos, garantizando la atención de conformidad con la demanda. Así mismo, recolecta información a través de los operadores de los diferentes programas de atención a nuestra población beneficiaria, datos de los colaboradores de IMPORTLATAM así como de proveedores y contratistas, entre otros.
Canales de Atención de Consultas y R eclamos Sede Nacional Regionales y/o Centros Zonales:
Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Los derechos de los titulares señalados en la presente política podrán ser ejercidos ante IMPORTLATAM por las siguientes personas:
- Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable;
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;
- Por estipulación a favor de otro o para otro;
De acuerdo con lo previsto en la normativa vigente aplicable, para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de los datos, las personas anteriormente señaladas podrán hacer uso ante IMPORTLATAM de los siguientes mecanismos:
Consultas
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar o solicitar corrección, actualización o supresión de la información personal del Titular que repose en IMPORTLATAM, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Las consultas se formularán al correo electrónico [email protected] o en correo escrito dirigido a la Av. Cr. 30 No. 74-81 – Sede principal Bogotá.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
Los Titulares o sus causahabientes, cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante IMPORTLATAM como responsable del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se formulará a través del correo [email protected] o en escrito dirigido a la Av. Cr. 30 No. 74-81 – Sede Principal Bogotá, que deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
- Si el reclamo resulta incompleto, IMPORTLATAM requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
- Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez recibido el reclamo completo, IMPORTLATAM registrará dentro de la herramienta tecnológica la petición para dar trámite, e incluirá en la misma, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo por parte de IMPORTLATAM será de Quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible responder en dicho término, IMPORTLATAM informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquel se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, IMPORTLATAM adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
SUMINISTRO, TRASFERENCIA, TRANSMISIÓN E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CON TERCEROS
IMPORTLATAM, exclusivamente para el desarrollo de sus funciones legales, podrá transmitir a los operadores de los distintos programas de atención, datos personales que haya recolectado y tenga bajo su custodia, quienes suscribirán un contrato de transmisión de datos o un compromiso de confidencialidad en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.
Eventualmente, IMPORTLATAM en aplicación de los principios de coordinación y colaboración armónica establecidos en la Constitución Política, intercambiará información que contenga datos personales con las entidades públicas que así lo soliciten y hagan uso de la misma para el cumplimiento de sus funciones legales, para lo cual IMPORTLATAM suscribirá acuerdos en los cuales, se garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones de uso, sin que sea necesario la autorización del titular de acuerdo al literal a) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
DEFINICIONES
Para el desarrollo de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Colaboradores: Empleados y Contratistas por prestación de servicios que se encuentren vinculados a IMPORTLATAM
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información (ejemplo: dato financiero y crediticio).
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
ENTRADA EN VIGENCIA
La política de Tratamiento de Datos Personales de IMPORTLATAM empezó a regir a partir del 24 de enero del año 2020, fue actualizada el 20 de mayo de 2023.